Oranta Equestrian Customer Privacy Statement

The registrar is legally required to inform the registrants in a clear manner. These terms & conditions meets those requirements.

1. Registrar

Oranta Equestrian Oy (later ”Oranta Equestrian”)

Y-tunnus 2378357-0

2. Contact information (in matters concerning the register)

Merja von Weissenberg

merja@oranta.fi

0400 423 724

3. The criterion and the purpose of processing personal data

The processing of personal data is based on:

  • The contract between Oranta Equestrian and the client (implementation of the contract)
  • The customer relationship between Oranta Equestrian and the client (legitimate interest)
  • Compliance with the legal and regulatory requirements (statutory obligation)

The personal data contained in the register is used for:

  • To implement the contract between the client and Oranta Equestrian
  • To contract billing
  • To market Oranta Equestrian products and services
  • To comply with statutory obligations

4. Personal data

Only personal data which is necessary for the registry is collected

The personal data included in the registry contains of:

  • Client (or client representatives) contact information (name, address, email-address, phone number)
  • Information of the purchased products

5. Failure to disclose personal data

Failure to disclose the required information for invoicing purposes (contact information) may result in Oranta Equestrian being unable to fulfill an agreement or to accept an order.

6. Regular sources of information containing personal data

The personal data is mainly obtained via the customer (or customer’s representative) when entering into a contract and during the period of customer relationship.

7. Sharing of the personal data

Oranta Equestrian does not share the personal data with third parties. Only exception is for accounting purposes (Oranta Equestrian’s accountant has access to the personal data gathered for invoicing purposes).

Personal data can be forwarded based on a contract between a client and Oranta Equestrian, or based on current legislation – we may disclose your information if we are required to do so by law.

8. Forwarding personal data outside the European union or outside the European economic area.

Personal data is not forwarded outside of the European union or outside of the European economic area.

9. Automatic decision making and profiling

Personal data is not used  for automatic decision making or profiling

10. Storage time of personal data

Personal data is stored only as long as necessary for the registry purpose or as long as legislation requires.

In principle, personal data is maintained for the duration of the customer and / or contractual relationship. However, after customer or contractual relationship expires, personal data will be stored because legislation requires that the accounting data is kept for six years from the end of the year during which the accounting period has expired – or ten years after the end of the accounting period.

11. Rights of the registered

11.1 The right of scrutiny, rectification, removal, restriction and transfer and the right to withdraw consent

Registered has the right to:

  • Ask the registrar to access personal information about oneself
  • Ask the registrar to correct their personal data
  • Ask the registrar to delete their personal data
  • Ask the registrar to restrict the use of their personal data
  • Transfer their data from one system to another
  • Withdraw their consent (if the processing of personal data is solely based on consent)

11.2 Right to object

Based on a special personal situation, the registered is entitled to object to the processing of personal data based on the relationship between Oranta Equestrian and registered customer relationship.

11.3 Using the rights of the registered

When the registered wants to use their rights, the registered must submit a request / claim to use their rights, primarily by email to merja@oranta.fi.

The claim for the use of the rights of the data can be denied on a legitimate basis as the rights of the registered are not unlimited. Oranta Equestrian will verify the identity of the registered before assessing whether the request / claim can be implemented. Oranta Equestrian may ask the registered to specify their request / claim in writing. If the request / claim can not be executed, it should be notified to the registered.

11.4 Right to appeal to the supervisory authority

The registered has the right to appeal to the supervisory authority, if the registered considers that the processing of data concerning him/her is violating the existing data protection legislation.

The competent supervisory authority in Finland is the Data Protection Officer.

Contact information of the Data Protection Officer: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html

 

 

Oranta Equestrian Oy:n asiakasrekisterin tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjällä on lainsäädännön mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.

1. Rekisterinpitäjä

Oranta Equestrian Oy (jäljempänä ”Oranta Equestrian”)

Y-tunnus 2378357-0

2. Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

Merja von Weissenberg

merja@oranta.fi

0400 423 724

Yhteydenotot rekisteriä koskevissa asioissa pyydetään ensisijaisesti sähköpostitse.

Oranta Equestrian on päätynyt tietosuojakartoituksessaan siihen lopputulokseen, ettei sen tarvitse nimetä erillistä tietosuojavastaavaa.

3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Henkilötietojen käsittely perustuu:

  • Oranta Equestrianin ja asiakkaan väliseen sopimukseen (sopimuksen täytäntöön paneminen)
  • Oranta Equestrianin ja asiakkaan väliseen asiakassuhteeseen (oikeutettu etu)
  • lainsäädännön ja viranomaisten asettamien vaatimusten noudattamiseen (lakisääteinen velvollisuus)

Rekisterin sisältämiä henkilötietoja käsitellään seuraaviin käyttötarkoituksiin:

  • asiakassuhteen ja asiakkaan kanssa solmitun sopimuksen hoitamiseen
  • asiakassuhteiden ja sopimusten laskutukseen
  • Oranta Equestrianin tuotteiden ja/tai palveluiden markkinointiin
  • lakimääräisten säilytys-, selvitys- ja informointivelvollisuuksien täyttämiseen

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisteriin kerätään ainoastaan sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeen rekisterin käyttötarkoituksen toteuttamiseksi.

Asiakasrekisteri sisältää seuraavat henkilötiedot:

  • asiakkaan tai/ja asiakkaan edustajan yhteystiedot (nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
  • tiedot ostetuista tuotteista

5. Seuraus henkilötietojen antamatta jättämisestä

Asiakkaan tunnistamiseksi ja laskuttamiseksi tarpeellisten tietojen (yhteystiedot) antamatta jättäminen voi aiheuttaa sen, että Oranta Equestrian ei voi solmia sopimusta tai ottaa tilausta vastaan.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan säännönmukaisesti:

  • asiakkaalta tai asiakkaan edustajalta sopimus- tai asiakassuhdetta solmittaessa ja sen aikana

7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta Oranta Equestrianin ulkopuolelle muutoin paitsi, että kirjanpidon toteuttamiseksi tarpeellisia tietoja luovutetaan Oranta Equestrianin käyttämälle kirjanpitäjälle.

Henkilötietoja voidaan kuitenkin luovuttaa asiakkaan ja Oranta Equestrianin välisen sopimuksen, asiakkaan ja Oranta Equestrianin välisen asiakassuhteen tai voimassaolevan lainsäädännön perusteella, mm. viranomaisille.

8. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisterin henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Rekisterin henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

10. Henkilötietojen säilyttämisaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kun henkilötietoja tarvitaan käyttötarkoitukseensa tai kun lainsäädäntö edellyttää

Lähtökohtaisesti henkilötietoja säilytetään asiakas- tai/ja sopimussuhteen voimassaoloajan. Henkilötietoja säilytetään kuitenkin asiakas- tai sopimussuhteen voimassaoloajan jälkeenkin, sillä lainsäädäntö edellyttää säilyttämään kirjanpitoaineiston kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt tai kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä.

11. Rekisteröidyn oikeudet

11.1 Tarkastus-, oikaisu-, poisto-, rajoittamis- ja siirto-oikeus sekä oikeus peruuttaa suostumus

Rekisteröidyllä on oikeus:

  • pyytää rekisterinpitäjältä pääsy itseään koskeviin henkilötietoihin
  • pyytää rekisterinpitäjältä itseään koskevien henkilötietojen oikaisemista
  • pyytää rekisterinpitäjältä itseään koskevien henkilötietojen poistamista
  • pyytää rekisterinpitäjältä itseään koskevien henkilötietojen käsittelyn rajoittamista
  • siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
  • milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen

11.2 Vastustamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella vastustaa rekisteröityä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu Oranta Equestrianin ja rekisteröidyn asiakassuhteeseen.

11.3 Rekisteröidyn oikeuksien käyttäminen

Kun rekisteröity haluaa käyttää rekisteröidyn oikeuksiaan, rekisteröidyn tulee esittää oikeuden käyttämistä koskeva pyyntö/vaatimus rekisterinpitäjälle, ensisijaisesti sähköpostitse osoitteeseen: merja@oranta.fi.

Pyyntö/vaatimus rekisteröidyn oikeuksien käyttämisestä voidaan evätä lainmukaisin perustein, sillä rekisteröidyn oikeudet eivät ole rajoittamattomia. Oranta Equestrian varmistaa pyynnön/vaatimuksen esittäjän henkilöllisyyden, ennen kuin ryhtyy arvioimaan, voidaanko pyyntö/vaatimus toteuttaa. Oranta Equestrian voi kehottaa rekisteröityä täsmentämään pyyntöään/vaatimustaan kirjallisesti. Mikäli pyyntöä/vaatimusta ei voida toteuttaa, ilmoitetaan tästä rekisteröidylle.

11.4 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että häntä koskevien tietojen käsittelyssä rikotaan voimassaolevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Suomessa toimivaltainen valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.

  • tietosuojavaltuutetun yhteystiedot:  www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html